Viktig information till alla medlemmar

Då det ”fysiska” distriktsmötet i Linköping den 25 april har ställts in så gäller följande. Val och beslut som måste fattas inför kommande verksamhetsår kan genomföras på alternativa sätt. I samråd med medlemmar i distriktsrådet samt representanter för Multipeldistriktet och genom att ta del av råd och instruktioner från Legal Division i Oak Brook har följande beslutats.

Lördagen den 25 april kommer distriktsrådets ordinarie medlemmar att samlas för ett möte. Om det inte är möjligt att samla alla medlemmarna så kommer en grupp på 4 personer, ordförande, sekreterare samt 2 justeringspersoner tillika rösträknare, att samlas på en plats och övriga av distriktsrådets ordinarie medlemmar deltar digitalt eller per telefon. På detta möte kommer man att sammanställa resultatet av de val och beslut som samlats in från klubbarna i distriktet och protokollföra resultatet. Detta protokoll ersätter då protokoll från ”fysiskt” distriktsmöte.

För att få detta att fungera så måste klubbarna och speciellt deras LP och utsedda delegater vara aktiva. Riktad korrespondens med klubbarna kommer att ske till LP via mail (krav är att det finns en registrerad och giltig mailadress i MyLCI). Korrespondens från klubbarna till ”distriktsrådet” kommer att framgå av de dokument som kommer att skickas ut i perioden 29 mars till 12 april.
På medlemssidan, kommer det löpande uppdateras med handlingar inför val och beslut under perioden 29 mars till 12 april. Detta kommer att ske utan särskilt mail till samtliga medlemmar så det är upp till er medlemmar att hålla er uppdaterade.

Varje klubb ska utse sina delegater. Dessa delegater skall i protokoll eller anteckning som klubben har vara dokumenterade före den 23 april. Klubbarna ska sända in namnen på sina delegater till DG via mail, dg101o@lions.se, senast den 23 april varefter en delegatlista upprättas (SLUTLIG). Det är mot denna lista som mötet den 25 april kommer att ”stämma av” antalet delegater. DET ÄR KLUBBENS DELEGAT/ER SOM SKA BESVARA DOKUMENT MED VAL OCH BESLUT. SVARSDOKUMENT SKA VARA MOTTAGAREN TILLHANDA SENAST 23 APRIL.

Följande gäller enligt våra stadgar för möjligheten att vara delegat:
  • § 45 Vid riksmöte och distriktsmöte har varje medlem i en lionklubb rätt att närvara.
  • Varje instiftad klubb som fullgjort sina ekonomiska skyldigheter till LCI, MD och det egna distriktet, har rätt att skicka minst en röstberättigad delegat.
  • Klubben har rätt till en delegat för varje helt tiotal medlemmar samt ytterligare en delegat om det överskjutande antalet medlemmar är minst fem.
  • Antalet delegater ska beräknas på de medlemmar som tillhört klubben i minst ett år och en dag. Antalet delegater bestäms av LCI:s medlemsregister den första dagen i den kalendermånad som föregår riksmötet respektive distriktsmötet.
  • Vid riksmöte har dessutom GRO, distriktsguvernörer och förutvarande ledamöter av internationella styrelsen, som är medlemmar i en klubb inom MD, fullständiga delegaträttigheter.
  • Fjärde stycket gäller också vid distriktsmöte inom respektive distrikt med undantag för GRO och distriktsguvernörer från andra distrikt.

Personval kommer att göras genom att två separata valsedlar kommer att skickas ut till klubbarna. En för slutna val och en för öppna val.
För övriga beslut kommer en ”utvecklad” ärendelista att skickas ut som kommer att hänvisa till bilagor.
Det är viktigt att samtliga klubbar har en LP som kan vara kontaktperson. Det är önskvärt att klubbens delegat/er har egen mail.
Då många klubbar inte kommer att ha några ”fysiska” möten den närmaste tiden skulle jag rekommendera att varje klubb genomför att klubbens styrelse har mandat att besluta i samtliga löpande frågor, i alla fall de som rör de val och beslut som behöver göras inför nästa verksamhetsår. Ett av dessa beslut är att utse klubbens delegat/er.
Som tidigare meddelats i detta brev så ska varje klubb senast den 23 april meddela DG vilka delegater klubben utsett. Detta ska ske via mail, dg101o@lions.se. I mailets ämnesrad ska det stå ”Delegater 25 april samt klubbens namn”. Delegaterna ska i mailet vara namngivna.

Senast den 12 april kommer varje president att erhålla ett dokument där samtliga klubbar i distriktet är listade samt varje klubbs maximala antal delegater. I dokumentet kommer även de klubbar som inte fullgjort sina ekonomiska förehavanden vad gäller medlemsavgifter att omnämnas med ”icke röstberättigad klubb”. Det är nu upp till klubben att försäkra sig om att man rätt antal delegater.

När det gäller dokument för val och beslut så kommer info om hantering att meddelas senare. Men alla underlag för val och beslut kommer att finnas på hemsidan. Uppdateringar kommer inte att samordnas med massinfo till samtliga medlemmar utan det är, som tidigare omnämnts, upp till er medlemmar att själva söka info.

Med vänlig hälsning
Gunnar Rydin
DG distrikt 101-O